Gestión y Operaciones
AS IS y TO BE: cómo mejorar los procesos comerciales de una concesionaria
¿Sabes realmente cómo funciona hoy tu proceso comercial? ¿Y cómo debería funcionar para vender más y perder menos oportunidades?
En transformación digital usamos dos conceptos que ayudan a responder estas preguntas: AS IS y TO BE. Aunque suenen técnicos, son muy fáciles de entender.
AS IS: cómo trabajamos hoy
Consiste en analizar cómo funciona realmente un proceso, desde que comienza hasta que termina. No cómo creemos que funciona ni cómo debería funcionar, sino qué sucede en la práctica: quién hace cada tarea, cuánto tarda, qué herramientas usa y dónde se traba.
TO BE: cómo queremos trabajar mañana
Es el diseño del proceso mejorado: más simple, más eficiente y orientado a los resultados que buscamos. El TO BE define qué cambia, quién es responsable de cada paso y cómo vamos a medir que el cambio funciona.
Un ejemplo concreto: el seguimiento de oportunidades comerciales
Imaginemos una concesionaria que recibe consultas por WhatsApp, redes sociales, su sitio web y portales de clasificados.
AS IS · La realidad actual
- Los contactos llegan por diferentes canales.
- Los vendedores gestionan las consultas de manera individual.
- Algunos seguimientos quedan pendientes o se olvidan.
- El gerente comercial tiene poca visibilidad sobre las oportunidades perdidas.
TO BE · El proceso deseado
- Todas las consultas se centralizan en un único flujo de gestión.
- Los contactos se asignan según criterios definidos.
- Se programan recordatorios y seguimientos automáticos.
- El gerente puede visualizar oportunidades, tiempos de respuesta y resultados.
¿La diferencia? No se trata simplemente de incorporar un CRM o una herramienta de inteligencia artificial. Se trata de definir primero cómo queremos que funcione el negocio y después determinar qué procesos y tecnologías nos permitirán conseguirlo.
Primero se define cómo queremos que funcione el negocio. Después, la tecnología que lo hace posible.
Cómo hacer un AS IS / TO BE en cuatro pasos
- Elige un proceso concreto. No toda la agencia a la vez: el seguimiento de leads, la toma de usados o la cita de taller son buenos puntos de partida.
- Documenta el AS IS con quienes lo hacen. Recorre el proceso con asesores, gerentes y administrativos. Anota pasos, responsables, tiempos y herramientas, y marca dónde el cliente espera o se pierde. En la nota sobre diagnóstico de procesos lo explico en detalle.
- Diseña el TO BE con el objetivo a la vista. Simplifica pasos, define responsables y criterios, y decide qué conviene automatizar y qué no.
- Define cómo vas a medir la mejora. Tiempo de primera respuesta, oportunidades sin seguimiento, conversión a cita y a venta. Sin indicadores, el TO BE queda en un dibujo.
¿Por qué debería importarle a un gerente comercial?
Porque muchas veces los resultados no dependen únicamente de vender mejor, sino de mejorar la forma en que trabajamos.
Un buen análisis AS IS / TO BE permite:
- Detectar oportunidades perdidas.
- Eliminar tareas innecesarias.
- Mejorar la experiencia del cliente.
- Establecer indicadores para medir los avances.
Y hay algo fundamental: no se puede mejorar un proceso que no se conoce en profundidad.
Del mapa a la hoja de ruta
Mi enfoque es acompañar a empresas de la industria automotriz y de movilidad en este recorrido: comprender su operación actual, diseñar procesos mejorados y definir una hoja de ruta de transformación digital, automatización e inteligencia artificial alineada con sus objetivos comerciales. Es el corazón del método Evolución Digital.
La pregunta para reflexionar es: si hoy pudieras cambiar un solo proceso de tu operación comercial, ¿cuál elegirías y por qué? Si quieres pensarlo juntos, conversemos 20 minutos.
Consultor con 20 años en la industria de la movilidad. Ayudo a empresas automotrices, de movilidad e inmobiliarias a ordenar procesos, automatizar con IA y vender mejor.